All for Joomla All for Webmasters

Chcesz wiedzieÄ? wszystko o otaczajÄ?cym CiÄ? Å?wiecie? To miejsce jest dla Ciebie! ILB â?? Internet, Ludzie, Biznes i wiele innych zagadnieÅ? w zasiÄ?gu Twojej rÄ?ki!

Wybierasz system elektronicznego obiegu dokumentów dla firmy? Zobacz, czym się kierować

888 0
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Elektroniczny obieg dokumentów to niezwykle szerokie pojęcie, nic więc dziwnego, że poszczególne systemy, które go umożliwiają bardzo się od siebie różnią. Zanim zdecydujemy się na konkretny system, warto zastanowić się nad tym, która z dostępnych na rynku ofert okaże się najlepiej dopasowana do naszych potrzeb, na jakich modułach zależy nam najbardziej a jakie okażą się dla nas bezużyteczne.

Elektroniczna kancelaria

Funkcjonalność ta będzie niezwykle przydatna w przypadku firm prowadzących działalność na dużą skalę, które bezpośrednio obsługują setki i tysiące klientów każdego dnia. System elektronicznego obiegu dokumentów dla takiej firmy musi być wyposażony w moduł umożliwiający automatyczną rejestrację dokumentów od klientów, przetwarzanie znajdujących się na nich danych i klasyfikowanie ze względu na przeznaczenie (np. na podstawie obecności danego słowa w temacie e-maila). Dzięki automatyzacji tych procesów praca osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie dokumentów stanie się znacznie bardziej efektywna i będziemy mogli zwiększyć skalę działania unikając konieczności tworzenia dużej ilości nowych etatów. Z drugiej strony – w przypadku firm które mają tylko kilku klientów (np. dostarczają konkretne części do kosiarek różnych marek), moduł ten okaże się zbędny.

System elektronicznego obiegu dokumentów – wspomaganie pracy grupowej

Funkcja ta nie ogranicza się bynajmniej do pojedynczego modułu, jednak jeśli w procesie produkcyjnym naszego przedsiębiorstwa bierze udział kilka działów w których pracują specjaliści o zróżnicowanych kompetencjach, wówczas system elektronicznego obiegu dokumentów będzie w stanie zdecydowanie usprawnić komunikację między nimi i pozwolić na osiągnięcie większej produktywności. Np: w banku do kartoteki klientów powinni mieć dostęp zarówno analitycy, menedżerowie, osoby odpowiedzialne za tworzenie nowych produktów finansowych, jak i szeregowi pracownicy. Każda z tych grup powinna mieć możliwość obsługiwania tych samych plików, ale za pomocą nieco innego interfejsu, np. pracownik szeregowy obsługujący danego klienta nie musi mieć informacji odnośnie charakterystycznych dla jego grupy wiekowej czy zawodowej zachowań w zarządzaniu oszczędnościami, podczas gdy dla analityka taka informacja będzie kluczowa.

Bezpieczeństwo danych

W niektórych firmach zachowanie bezpieczeństwa danych będzie miało szczególne znaczenie. Są to przede wszystkim firmy dysponujące danymi wrażliwymi, takie jak zakłady ubezpieczeniowe czy prywatne placówki medyczne. Dane tego typu muszą być chronione nie tylko ze względu na korzyść samej firmy, ale również ze względu na prawodawstwo, które narzuca przedsiębiorstwom obowiązek chronienia ich. Firmy gromadzące i przetwarzające dane wrażliwe muszę więc być szczególnie dobrze zabezpieczone zarówno przed atakami z zewnątrz jak i od wewnątrz, dlatego jeśli nasze przedsiębiorstwo się do nich zalicza – będziemy potrzebowali systemu który zróżnicuje poziom dostępu do danych, wprowadzi skuteczny system zmian hasła w określonych odstępach czasu i automatycznie wyegzekwuje wszelkie procedury bezpieczeństwa (np. zablokuje komputer po odejściu pracownika od stanowiska).

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.

Pozostaw Odpowiedź

Your email address will not be published.